PDF Rechnung mit dem XiTrust Business Server

Viele Unternehmen setzen immer noch auf Rechnungen im Papierformat. Dabei entstehen diesen und den Empfängern höhere Kosten, als wenn diese elektronische Rechnungen versenden würden. In diesem Artikel möchte ich den XiTrust Business Server vorstellen und wie es möglich ist bequem PDF-Rechnungen zu erstellen bzw. signieren.

1. Allgemeines zum XiTrust Business Server

Das Unternehmen XiTrust Secure Technologies GmbH ermöglicht mit dem XiTrust Business Server die Signatur, Verschlüsselung und Konvertierung von Dokumenten an.

Über Schnittstellen (E-Mail, ERP, Web, Verzeichnisdienst, Archivdienste, ERP,…) wird dieser an die IT-Systeme zentral eingebunden. Die folgende Grafik verdeutlich dies sehr gut:

2. Vorteile vom XiTrust Business Server

• Zentral – Bestehende Systeme bzw. die Infrastruktur müssen nicht verändert werden.
• Erweiterbar – Über 50 Module, die je nach Bedarf ausgewählt werden können.
• Flexibel – Aufgrund der Schnittstellen ist es unwichtig, welche Software beim z.B. E-Mailserver verwendet wird.
• Skalierbar & hoch verfügbar – Sollte das Unternehmen wachsen, kann der XiTrust Business Server auch dann noch alle Aufgaben zuverlässig erledigen.

3. Was muss beachtet werden, wenn man PDF-Rechnungen versendet?

Wenn man PDF-Rechnungen erstellen und per E-Mail versenden möchte, müssen rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Werden diese rechtlichen Anforderungen nicht erfüllt, kann es bei einer Prüfung des Betribes dazu kommen, dass man abgezogene Vorsteuer wieder zurück zahlen muss. So sollte es aussehen:

• Der Rechnungssteller muss die PDF-Rechnung mit einer elektronischen Signatur versehen.
• Der Empfänger muss die Signatur prüfen und dies dokumentieren.
• Die Dokumentation und die Signaturprüfung muss zehn Jahre elektronisch archiviert werden und bei Nachfrage dem Finanzamt vorgezeigt werden können.

4. Was kann der XiTrust Business Server?

Der XiTrust Business Server erfüllt die rechtlichen Anforderungen. So kann dieser Rechnungen signieren, prüfen und archivieren. Die zu versendenden E-Mails können elektronisch signiert und verschlüsselt werden. Diese XiTrust E-Billing-Lösung nutzt z.B. das Unternehmen KTM.

Um sicherzustellen, dass per E-Mail versendete Rechnungen den Empfänger auch erreicht haben, ist die XiTrust Zustellnachweis-Lösung geeignet. So kann die E-Mail rechtlich mit einem Brief gleichgestellt werden. Genutzt wird die Lösung unter anderem von Energie-Control.

Eine Archivierung von sensiblen Daten ist ebenfalls möglich. Hierfür wird die XiTrust Archiv-Signatur-Lösung eingesetzt. Soll einmal zu einem späteren Zeitpunkt einmal nachgewiesen werden, dass Inhalt eines Dokuments erstellt wurde, kann ein Unternehmen die XiTrust Zeitstempel- und Signaturlösung verwenden.

Der Funktionsumfang vom XiTrust Business Server ist weitaus größer. Von mir wurde hier nur ein kleiner Teil vorgestellt.