Digital in, Papier out – Ansätze für das papierlose Büro

Hast du auch schon mal etwas zum Thema: Das papierlose Büro gehört, meinst aber, dass das bei dir selbst nicht viel Sinn macht? Gründe, die für die Digitalisierung des Arbeitsalltags sprechen, findest du in diesem Artikel aber vorher fragst auch du dich, „wie soll das bei mir funktionieren?“ Vielleicht findest du dich ja in den ersten Absätzen wieder und kannst dann im weiteren Verlauf deine Bedenken nach und nach ablegen.

Strukturmensch oder Pragmatiker, welcher Arbeits- und Ordnungstyp bist du?

Zuerst einmal, es gibt einfach gänzlich unterschiedliche Arbeitstypen, sich immer nur mit anderen zu vergleichen, das bringt nichts. Natürlich gibt es diejenigen, die bis auf das kleinste Detail durchorganisiert sind, die jede Art von Termin dokumentieren, Einkaufslisten schreiben und vor allem auch, diese penibel einhalten – außer dem, was auf der Liste steht, kommt nichts in den Einkaufswagen. Diese organisierten Menschen schaffen es scheinbar spielend leicht 1000 Dinge unter einen Hut zu bekommen und trotzdem noch genügend Zeit für viele andere Dinge zu haben.

Alleine der Gedanke an diese strukturierte Organisation führt bei vielen Zeitgenossen zu Schweißperlen auf der Stirn, selbst auf dem Schreibtisch entsteht bei ihnen nach wenigen Stunden Arbeit bereits das Chaos – eine Unordnung, mit der sich aber erstaunlich Viele sehr wohl fühlen und gut zurecht kommen. Hingegen Terminplanung führt zu Unproduktivität, Stress und Übellaunigkeit? Der Verlust der Flexibilität sorgt für Unlust am Arbeitsplatz?

Niemand ist perfekt

Wie man sehen kann, das eine perfekte Organisationskonzept für alle, das gibt es einfach nicht. Jeder Mensch ist anders, verfügt über Stärken ebenso wie über Schwächen, dessen sollte man sich bewusst sein und vielleicht einfach akzeptieren. Dies allein ist schon schwierig genug, hilft aber enorm weiter, weil man viel bewusster mit sich umgehen kann.

Dennoch, trotz der unterschiedlichen Charakterseiten, es wird sicher immer etwas geben, was sich verbessern, strukturieren oder abstellen lässt. Nicht zuletzt der Umgang mit den Mitmenschen, sei es im Team, mit Kunden, Freunden oder der Familie, dies erfordert ein gewisses Maß an Kompromissfähigkeit. Aufeinander zugehen und gemeinsam etwas zu erreichen ist meist effektiver und befriedigender, denn als Einzelkämpfer herumzuirren und immer nur komplett sein eigenes Ding zu machen, das funktioniert nicht immer.

Ordnung, Struktur, Nachhaltigkeit – Jeder hat eine andere Motivation für ein papierloses Büro

Das papierlose Büro ist eine hervorragende Möglichkeit, sich etwas besser zu organisieren, Überflüssiges abzubauen, Ordnung zu schaffen, effektiver und effizienter zu arbeiten und nicht zuletzt, neue Wege zu gehen um sich zu entwickeln. Ein weiterer wichtiger Aspekt, der für eine papierfreie Arbeitsumgebung spricht, ist unsere Umwelt. Papier wird, wie allseits bekannt, aus Holz und Pflanzenfasern hergestellt und die gilt es, im Sinne der Weltbevölkerung bewusst zu nutzen. Jeder kann einen kleinen Beitrag zu unser aller Wohle und das unserer Nachkommen beitragen, indem man auf Recycling achtet und Ressourcen schont. Erster Tipp für ein papierloses Büro: Verzichte auf den Ausdruck von E-Mails, unnötigen Entwürfen, Notizen oder Dokumente, die du nicht aufbewahren musst.

Der Anfang ist also schon einmal gemacht. Wer es gewohnt ist, viel auf Papier zu erledigen, sich mit Ausdrucken abzusichern oder einfach, wer es gern hat, Dokumente auf Druckerpapier zu lesen, der wird anfangs ein wenig Zeit benötigen, sich umzustellen. Wem es hilft sich zu besser zu erinnern, der oder die kann sich ja ein Post-it mit einem entsprechenden Hinweis an eine gut sichtbare Stelle heften. Das ist zwar auch Papier, aber wenn es dabei hilft, Seiten über Seiten unnötig ausgedruckte Dokumente zu sparen, dann ist das selbstverständlich ein sinnvolles Mittel zum guten Zweck.

Ordnung auf dem Smartphone: Von Notizen über To-do-Listen, Kontenplaner und Haushalts-Apps

Machen wir doch direkt bei den Notizen weiter. Dein Smartphone bietet von Haus aus eine App mit der Bezeichnung „Notizen“ oder „Memo“ an. Hier kannst du ganz schnell und einfach Notizen auf dem Handy notieren und gleichzeitig diese mit Funktionen hinterlegen. Solche digitalen Notizen können bearbeitet und geteilt werden und, wenn nötig auch ausgedruckt werden. Übrigens, spezielle Smartphones wie das Samsung Galaxy Note oder Tablet PCs wie das iPad mit dem Apple Pencil verfügen über erweiterte Notizen-Features, wie direkt aus dem Stand-by-Modus heraus handschriftliche Notizen auf dem Display des Gerätes zu verfassen.

Wer weiter ins Detail gehen möchte, findet viele digitale Helfer, die einem die Organisation erleichtern, einem bei der digitalen Ordnung unterstützen und hin zu einem papierlosen Büro begleiten. Ideal sind diese Programme, wenn diese plattformübergreifend und synchronisiert auf mobilen Devices und Arbeitscomputern funktionieren. So hat man stets den aktuellen Status seiner papierlosen Aktivitäten, Planungen und Arbeiten bei sich. Ordnung ist auch, beziehungsweise gerade in der digitalen Verwaltung das A und O.

Das bekannte Ordnungsschema einfach auf die digitale Arbeitsumgebung übertragen

Immer größere Festplattenkapazitäten und vor allem die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzulegen, das macht den Überblick in einem papierlosen Büro nicht unbedingt einfacher. Am besten ist, man überlegt sich von Anfang an ein für sich selbst funktionierendes System, das Ordnung schafft und einen guten Überblick bietet. Manchen Leuten fällt es schwer die Strukturen eines Schreibtisches, eines Aktenschranks oder eines Kellerarchivs in das Digitale zu übertragen. Hier der Tipp: Einfach dieses physische Bildnis auf den Computer übertragen. Nicht umsonst wird der Startbildschirm auch Desktop also Schreibtisch bezeichnet. Hier kann erst einmal alles landen, was neu auf den Tisch kommt, was direkten Zugriff erfordert oder immer wieder genutzt wird. Am Ende des Arbeitstages bitte den Schreibtisch aufräumen. Was folgt ist eine Ordnerstruktur, die von der Übersicht mehr und mehr in die Details geht. Dabei nicht vergessen, regelmäßige Backups – Sicherungsversionen zu erstellen, am besten vor dem Installieren von Updates.

Einfach anfangen

Alles in einem lässt sich dieser kurze Artikel über das papierlose Büro so zusammenfassen, dass es bei der digitalen Arbeitsumgebung nicht um Perfektion geht, sondern eher darum ein Gefühl für das eigene Arbeitsverhalten zu bekommen, um dann zu schauen, welche Aspekte lassen sich so ersetzen, dass aus Papier – Bytes werden. Dass eine Umgewöhnung dazu führt, dass man vom neuen Arbeitsverhalten profitiert und man einen kleinen Beitrag für eine nachhaltige Ressourcenverteilung leistet. Das funktioniert aber auch nur dann wirklich, wenn man Mediengeräte wie Computer und Smartphones mit selbigem Bewusstsein verwendet.