ERP-System: So klappt die Einführung

Einkauf, Controlling und Personalplanung – in vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) läuft das noch getrennt voneinander. Das bedeutet Mehrarbeit und geringere Effizienz. Doch es gibt einen Ausweg: ERP-Systeme.

Was kann ein EPR-System?

Der Begriff ERP-System steht für Enterprise Resource Planing. Vereinfacht gesagt kann man mit einem solchen System die Abläufe im Unternehmen abbilden, organisieren und im letzten Schritt auch optimieren. In diesem Sinne ist ein ERP-System ein wichtiges betriebswirtschaftliches Tool, das in der Realität jedoch von vielen KMUs nur selten benutzt wird, obwohl gerade für sie große Chancen in einem gut funktionierenden ERP liegen.

Denn alle Abläufe im Unternehmen zu koordinieren, kann auch schon in einem kleinen Unternehmen wirklich sehr aufwändig sein. In jedem Fall werden damit Ressourcen und Arbeitskraft gebunden, die anderweitig viel besser eingesetzt werden könnten.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Ein gut funktionierendes ERP-System kann die unterschiedlichsten Geschäftsbereiche miteinander vernetzen. Angefangen bei der Lagerhaltung und Distribution, über die Planung der Arbeitsabläufe im Unternehmen bis hin zum Berichtswesen lässt sich alles aus einer Hand abliefern.

Auch die Marketing- und Vertriebsaufgaben lassen sich mit einem guten ERP-System miteinander kombinieren. Mit den neu gewonnenen Daten kann man ganz neue Ansätze generieren.

ERP und Warenwirtschaft: Ein Trend für KMUs

Viele kleinere Unternehmen möchten noch gar nicht die gesamte Bandbreite eines ERP ausschöpfen und konzentrieren sich daher vorrangig auf einige Teilbereiche. Das ist auch nicht weiter schlimm, denn ist das System einmal im Unternehmen integriert, lassen sich später ganz einfach noch weitere Geschäftsbereiche hinzufügen, die dann ebenfalls über das ERP überwacht werden.

KMU starten sehr häufig damit, Produktion und auch die Warenwirtschaft mit einem ERP-System zu monitoren. In diesem Bereichern sind ERP-Systeme ganz häufig im Einsatz, denn gerade die Produktion und Distribution von Waren läuft Hand und Hand. Aus diesem Grund braucht man ein verlässliches System, das die Warenein- und Ausgänge und natürlich auch die gefertigten Produkte überwacht. Auch die Rechnungsstellung ist ohne eine spezielle Software heute kaum noch denkbar. Was liegt also näher, als diese Prozesse miteinander zu verbinden. Und genau das kann ein ERP-System leisten.

Sollte jedes Unternehmen ein ERP-System besitzen?

Die Frage, ob wirklich jedes Unternehmen ein ERP-System braucht, ist damit auch fast schon beantwortet: Sobald die Arbeitsabläufe etwas komplexer werden, bietet es sich auf jeden Fall an, ein solches System im Unternehmen zu integrieren.

Die Vorteile im Überblick:

• Ein ERP-System trägt dazu bei, die unterschiedlichen Geschäftsbereiche im Unternehmen zu verknüpfen. Das kann auch schon bei KMUs ein deutlicher, monetärer Vorteil sein.
• Im gesamten Unternehmen wird nur noch mit einer einzigen Software gearbeitet, statt mit vielen verschiedenen. So kann es nicht mehr so leicht passieren, dass Daten in dem einen System sind und der zweite Geschäftsbereich davon nicht weiß.
• Auch Schnittstellen zwischen den Systemen fallen weg. Damit wird eine wichtige Fehlerquelle beseitigt, wenn Daten von einem System auf das nächste überspielt werden müssen.
• Bessere Daten versprechen mehr Umsatz: Unternehmer die wissen, wo noch Entwicklungspotenzial möglich ist, können dies nutzen.
• Geschäftsbeziehungen lassen sich verbessern. Durch die Verzahnung der verschiedenen Bereiche im Unternehmen kann man deutlich sehen, welche Kunden welche Maßnahmen positiv bewerten und die gesamte Kommunikation darauf ausrichten. Das Ergebnis: Zufriedenere Kunden und ein gesteigerter Umsatz.

Das sollten Sie in ihrem Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems beachten

Sie haben also den Entschluss gefasst und möchten ein ERP-System auch in Ihrem Unternehmen implementieren? Das ist eine sehr gute Idee! Damit das auch reibungslos klappt, sollten Sie einige Dinge beachten, die Ihnen die Migration von einem auf das andere System erleichtern.

Die Übersicht:

• Treffen Sie eine informierte Entscheidung. Die Frage nach dem Anbieter eines ERP-Systems will wohl durchdacht sein. Denn hat man ein solches System einmal im Unternehmen installiert, möchte man es sicherlich auch für einige Jahre benutzen. Daher sollten Sie vorab gründlich die unterschiedlichen Anbieter und Systeme miteinander vergleichen. Bei den meisten Software-Anbietern können Sie dazu auch unverbindlich nach einem Beratungstermin fragen.
• Was brachen Sie genau? Damit Sie dem ERP-Berater auch genau sagen können, was Sie benötigen und auch die richtigen Fragen stellen können, sollten Sie vorab eine genau Bestandsaufnahme machen. Lassen Sie jedes Geschäftsbereich detailliert reporten, welche Schritte mit welcher Software ausgeführt werden. Unter Umständen können Sie daraus schon ableiten, welche Geschäftsbereiche mit einer zentralen Software besser ausgestattet wären.
• Lassen Sie ihre Mitarbeiter zu Wort kommen. Ihre Mitarbeiter sind diejenigen, die Tag für Tag mit dem System arbeiten müssen. Lassen Sie sie daher vorab zu Wort kommen. Das müssen auch nicht nur die Mitarbeiter aus der IT sein, im Gegenteil. Eher fachfremde Menschen haben noch einmal einen ganz anderen Ansatzpunkt und können damit viel besser sagen, was Ihnen fehlt und welche Dinge die neue Software leisten muss.

Sind diese Schritte abgehandelt, können Sie den Anbieter Ihrer Wahl mit der Installation des ERP-Systems für Ihr Unternehmen beauftragen. Doch auch damit sind wir noch nicht am Ende.

Nach der ERP-System Einführung

Ist das ERP-System erfolgreich in die Unternehmensstruktur integriert, müssen noch einige weitere Schritte unternommen werden, damit die Software zu aller Zufriedenheit laufen kann.

• Ihre Mitarbeiter müssen nach der Einführung sorgfältig geschult und im Umgang mit der neuen Software trainiert werden.
• Optimal ist ein einziger Ansprechpartner im Unternehmen, der jederzeit für Fragen rund um das ERP-System zur Verfügung steht.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit den neuesten Funktionen des Systems vertraut gemacht werden.