Insbesondere in kleineren Unternehmen und in mittelständischen Firmen kommt es immer wieder bei der Personaleinsatzplanung und der Arbeitszeiterfassung zu Problemen. Im Gegensatz zu großen Konzernen und Firmen ist für kleinere Unternehmen die Installation einer digitalisierten Zeiterfassungsanlage nicht lohnenswert und in vielen Fällen zu kostspielig.
Nicht selten werden in kleineren Unternehmen die Arbeitszeiten und Personaleinsatzplanung in Excel-Tabellen erfasst. Mittlerweile gibt es jedoch flexiblere, modernere und transparentere Cloud-Lösungen, von denen Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen profitieren.
Arbeitszeiten erfassen und Personaleinsatzplanung managen
Komplettlösungen ermöglichen mittlerweile mehr als nur die komplette Personaleinsatzplanung und die Zeiterfassung. Zusätzlich können arbeitsrechtliche Auflagen wie Pausenzeiten eingepflegt werden. Einige der Cloud-Lösungen bieten den Mitarbeitenden Apps zur Kommunikation an, über die beispielsweise Schichten getauscht werden können.
Schichtpläne erstellen
Schichtpläne in einer Cloud ersetzen Exceltabellen, Word-Dateien, Post-its und andere für die Einsatzplanung ungeeignete Hilfsmittel. Nach der Erstellung eines vorläufigen Einsatzplans können durch die berechtigte Person Korrekturen direkt vorgenommen werden. Zusätzlich können einzelne Schichten der Mitarbeitenden angelegt werden. Die Mitarbeitenden können über die zugehörige App nicht nur in die Einsatzplanung einsehen, sie haben ebenfalls die Möglichkeit Korrekturen wie spontane Urlaube vorzuschlagen.
Die digitale Stempeluhr
Ergänzend zur Personaleinsatzplanung bieten die Software-Komplettlösungen auch die Möglichkeit der mobilen Arbeitszeiterfassung. Konventionell erfolgt diese über eine Stechuhr, die die Mitarbeitenden aufsuchen und sich mit einer Karte einstempeln oder einloggen. Vergisst ein Mitarbeitender diesen Vorgang und befindet sich die Stechuhr nicht am Einsatzort, müssen Arbeitszeiten nachgetragen werden. Bei Cloud-Lösungen können die Mitarbeitenden sich über eine digitale Stempeluhr ortsungebunden an- und abmelden.
Kommunikation über Smartphone-app
In Kombination mit einer App für Smartphones können Clouds zur Einsatzplanung dafür sorgen, dass die Kommunikation im Unternehmen verbessert wird. Durch eine integrierte App können die Mitarbeitenden über diese App beispielsweise Urlaubsanträge oder Krankmeldungen einreichen. Das erleichtert die Kommunikation und spart dem Unternehmen bares Geld, wenn beispielsweise zuvor Mitarbeitende zumindest stundenweise für eine „Krankhotline“ abgezogen wurden und keine oder wenig andere Aufgaben übernehmen konnten.
Der Datenschutz
Mitarbeiterdaten sind immer eine datenschutzrechtliche Herausforderung. Aus diesem Grund müssen Clouds zur Einsatzplanung besondere Anforderungen zur Datenverarbeitung und -sicherung erfüllen.
Klare und rechtliche Voraussetzungen
Arbeitsrechtliche Rahmenbedingungen können gerade bei Einsatzplänen unbeabsichtigt unterlaufen werden. Die komplexe Software innerhalb der Cloud ist in der Lage, die Daten, die beim Anlegen eines neuen Mitarbeitenden eingegeben werden, auf die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Bestimmungen zu prüfen. Das ist beispielsweise beim Einhalten des Mindestlohns der Fall, gilt aber auch für die Arbeits- und Pausenzeiten. Mitarbeitende müssen beispielsweise spätestens nach sechs Stunden Arbeit eine Pause von 30 Minuten machen. Die Einsatzplanung über die Cloud kann Fehler in Bezug auf das Arbeitszeitgesetz vermeiden. Durch die Erfassung der Arbeitszeiten können Unterschreitungen des Mindestlohns bereits im Vorfeld vermieden werden.
Die Cloud um weitere Funktionen erweitern
Neben den Basis-Funktionen können Cloud-Konzepte um Komponenten erweitert werden. Dazu gehört beispielsweise das Aufgabenmanagement. Über diese Funktion können die Aufgaben der einzelnen Mitarbeitenden während jeder Schicht geplant werden. Diese Aufgaben werden den Mitarbeitenden als Workflow angezeigt. Auf diesen Workflow haben die Mitarbeitenden jederzeit Zugriff. Diese Arbeitsabläufe können entweder prinzipiell hinterlegt werden oder für spezielle Schichten. Aufgaben, die zu bestimmten Zeiten oder in bestimmten Intervallen erledigt werden müssen, können in komplexen Cloud-Lösungen ebenfalls hinterlegt werden. Die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, flexibel unterwegs online auf diese Daten zuzugreifen.
Die Vernetzung mit der Lohnabrechnung
Noch vor 20 Jahren mussten die Mitarbeitenden in Personalbüros die Arbeitszeiten von den Stempelkarten manuell ablesen und in eine Excel-Tabelle eintragen, um so die Summe der geleisteten Arbeitszeiten zu errechnen. Diese Zeiten wurden in der Lohnbuchhaltung bei der monatlichen Lohnabrechnung weiterverarbeitet. Diese Vorgehensweise ist nicht nur sehr umständlich, sondern auch fehleranfällig. Komplexe Cloud-Lösungen bieten daher nicht nur die Möglichkeit zur Einsatzplanung und der Arbeitszeiterfassung, sie können bei Bedarf einen Lohnzettel-Download anbieten. Die Mitarbeiter sind hierdurch unabhängiger von der Lohnbuchhaltung und der Aushändigung der Lohnzettel. Sie können diesen flexibel online über die App abrufen und speichern. Diese Erweiterung der Cloud-Lösung stellt zudem einen Schritt in Richtung papierlosem Büro dar.
Die Einsatzplanung und die Arbeitszeiterfassung sind arbeitsintensiv, zeitaufwendig und fehleranfällig. Cloud-Lösungen, die entsprechend der individuellen Bedürfnisse angepasst werden können, entlasten diese Aufgabenbereiche und die Mitarbeitenden.
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