PDF-Format – was sind die Vor- und Nachteile?

Die meisten Computernutzer haben den Begriff „PDF“ sicher schon mal gehört. Dabei handelt es sich um ein Format, das von Adobe Systems entwickelt wurde. Das Ziel war ein Format, welches überall gleich angezeigt und geöffnet werden kann. Genau das ist dem Unternehmen auch gelungen und es ist quasi zum Standardformat geworden, wenn es um das Abspeichern von Dokumenten oder um den Versand von Rechnungen usw. geht. Doch wie sehen die Vor- und Nachteile im Detail aus?

Der Absatz mit den Vorteilen

Geht es um den größten Vorteil, dann ist es, wie oben auch schon kurz angeschnitten, die Kompatibilität mit jedem Endgerät. Die Suche nach Ausnahmen endet zu 99,99 Prozent im Nichts, da weder das Gerät (Smartphone, Tablet, Stand-PC, Notebook, Chromebook usw.) noch das Betriebssystem (Windows, macOS, Android, iOS, iPadOS, Linux) eine Rolle spielt.

Eine Stärke ist auch ganz klar die Betrachtung, denn eine PDF-Datei kann mit jedem modernen Browser geöffnet werden. Es ist keine Installation eines zusätzlichen Programms notwendig.

Weiter geht es mit der Vielfältigkeit. Hat man zum Beispiel mehrere Dokumente und sollen diese zu einer Datei zusammengefasst werden, dann kann man die PDF-Dateien problemlos zusammenfügen. Ein weiteres Beispiel bezieht sich auf die Größe, die mithilfe eines Online-Tools ganz einfach komprimiert beziehungsweise verkleinert werden kann. Und das in verschiedenen Stufen, sodass stets der perfekte Kompromiss aus Qualität und Speichergröße gefunden werden kann.

An vorletzter Stelle stehen die Sicherheitseinstellungen. Das heißt, dass der Benutzer individuell entscheiden kann, ob beispielsweise das Bearbeiten oder das Drucken erlaubt ist. Man muss aber zugeben, dass viele von dieser Möglichkeit gar nichts wissen, obwohl sie eigentlich sehr praktisch ist. Dazu zählt auch, dass PDF elektronische Signaturen unterstützt.

Den Abschluss bildet der generell geringe Speicherverbrauch, der aber natürlich immer vom Inhalt abhängt. Eine reine Textdatei benötigt zum Beispiel weniger Platz als ein PDF-Dokument mit mehreren Bildern.

Der Absatz mit den Nachteilen

Zunächst muss man ganz klar sagen, dass die Vorteile überwiegen. Ganz ohne Schwächen geht es aber nicht und eine davon ist, dass die Bearbeitung schwieriger als bei anderen Formaten vonstattengeht. Unmöglich ist es freilich nicht, man muss aber definitiv länger nach einem Programm suchen. Mittlerweile gibt es auch Online-Lösungen dafür, so bequem wie mit einer Word-Datei ist es aber trotzdem nicht. Es ist einfacher, wenn ein Word-Dokument erstellt und danach ins PDF-Format konvertiert wird. Umgekehrt ist es auch möglich, eine optimale Umsetzung ist dann aber nicht garantiert. Allgemein ist es so, dass fast zwischen allen Formaten hin und her konvertiert werden kann.

Eine Ergänzung zu dem Ganzen ist auch, dass sich PDF-Dateien generell schwer mit Text tun. Das hat den Grund, weil das Format das Geschriebene als Bild wahrnimmt. In der Praxis merkt man das auch, da ein erstellter Text wie eine Bilddatei verschoben und in seiner Größe verändert werden kann. Das Format ist somit eindeutig zum Betrachten und nicht zum Bearbeiten gedacht, mit ein wenig Übung funktioniert es aber relativ gut.

Unterm Strich wurde das PDF-Format zurecht so erfolgreich. Es ist zwar nicht komplett fehlerlos, die Kompatibilität mit allen Endgeräten (unabhängig von Kategorie und Betriebssystem) tröstet aber über alles hinweg. Der Knackpunkt dabei ist, dass das Ergebnis wirklich überall gleich aussieht.