Die Digitalisierung bringt großes Potenzial für Unternehmen: Das Blätterchaos im Büro lässt sich mit einer elektronischen Aktenverwaltung abschaffen. Doch wie mache ich ein papierloses Büro rechtssicher und wie scanne ich Belege und Rechnungen korrekt? In diesem Beitrag klären wir, welche Dokumente vor Ämtern und Gerichten als rechtssicher gelten und wie diese gespeichert werden müssen.
Traue keinem Scan?
Ein papierloses Büro ist praktisch, wirft bei vielen kleinen Betrieben aber Unsicherheit aus. So geriet die Rechtssicherheit von Dokumenten vor einigen Jahren in Verruf, nachdem die bekannten Xerox Firmenscanner durch einen Fehler in der Kompressionssoftware Ziffern, Zahlenreihen und Bildfragmente unvorhersehbar vertauschten – ein großes Problem für viele digitale Archive. Schließlich sollen sich keine verkehrten Zahlen in Anleitungen, Baupläne und Personalakten einschleichen. Daraus wurde der Schluss gezogen, dass digitale Archive fehleranfällig sein können, weswegen der richtige Ablauf und die passende Hard- und Software für ein papierloses Büro essentiell ist. Programme für elektronische Dossiers und Akten können dabei den Aufwand für das Zusammentragen, Verwalten und die Recherche der anfallenden Dokumente im Unternehmen erheblich erleichtern.
Papierbelege abschaffen – Vorteile für das Unternehmen
In Büros kommen unzählige Dokumente, Unterlagen und Belege zusammen. Eine Papierablage nimmt dabei schnell an Umfang zu und frisst Geld. So müssen neben den Kosten für den Druck auch die Kosten für die Räumlichkeiten mit Lagerregalen und Ordnern bedacht werden. Um dieses Archiv muss sich anschließend ein Mitarbeiter kümmern, der bei Bedarf auch nach Jahren noch Belege oder Briefe heraussuchen muss.
Neben der Kostenersparnis wird auch der Durchsuchvorgang beschleunigt. Wenn ein Unternehmen seine Unterlagen digital verwaltet, hat es so einen schnellen Zugriff auf Dokumente und kann diese sofort an Kunden, Mitarbeiter, Finanzämter oder Steuerberater weiterleiten.
Zudem werden sowohl in großen Konzernen als auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Belege bereits elektronisch erfasst – via Scanner oder Abfotografieren. Warum sollen diese Daten also nicht zu den elektronischen Akten gelegt werden?
Hardware: Welcher Scanner für mein Unternehmen?
Pflicht für einen Scanner ist eine Bildauflösung von mindestens 300 dpi. Damit werden die Punkte pro Zoll angegeben, was eine wichtige Einheit bei der Bildauflösung ist. Ein Flachbettscanner ist ausreichend, wenn nur ab und zu Dokumente elektronisch erfasst werden sollen. Bei Firmen, die jedoch sämtliche Rechnungen, Verträge und Bestellzettel digitalisieren, wird ein hochwertiges Gerät notwendig. Diese können bis zu 40 Seiten pro Minuten einlesen und sind für den anfallenden Papierkram gewappnet.
Neben dem häufigen DIN-A4-Format sollten auch kleinere Belege problemlos eingescannt werden können. Von Vorteil ist ein Gerät, das einen Duplex-Scan beherrscht, bei dem auch beidseitig bedruckte Dokumente gleichzeitig erfasst werden können.
Finanzämter und digitale Unterlagen?
Finanzämter und -behörden akzeptieren Rechnungen und Belege auch in elektronischer Form. Dies wird inzwischen von den Behörden vielen Unternehmen empfohlen und ist bei einigen Belegen sogar Pflicht. Die Unterlagen dürfen dabei technisch nicht verändert werden und müssen einzeln abrufbar sein. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem PDF vom Bundesfinanzministerium:
Wie sieht es mit der Rechtssicherheit vor Gericht aus?
Anders sieht es bei der Rechtssicherheit von digitalen Unterlagen vor Gericht aus. Im Handels- und Steuerrecht werden die elektronischen Dokumente ohne Einschränkungen anerkannt. Bei der Produkthaftung oder Zivilprozessen sind sie nur bedingt als Beweis zulässig. Im Einzelfall prüfen die Richter, ob sie den elektronischen Dokumenten vertrauen und sie nachvollziehen können, wie diese digitalisiert wurden. Eine Protokollierung der Scanvorgänge ist daher für ein papierloses Büro so wichtig. Wird von einem Unternehmen nachgewiesen, dass jeder Scanvorgang dokumentiert wurde, werden die elektronischen Akten in der Regel akzeptiert. Spezielle Software protokolliert dabei jeden Ablichtungsvorgang automatisch mit Zeit und Datum und erzeugt eine schreibgeschützte, archivierbare Datei.
Ganz ohne Papier geht es nicht
Sicherheitshalber sollten wichtige Verträge und Urkunden auch als Original aufbewahrt werden. So akzeptieren einige Gerichte und Behörden einige Dokumente nur in Papierform. Dazu gehören beispielsweise:
- Notarielle Beglaubigungen
- Bürgschaftserklärungen
- Gerichtsurteile mit Prägung
Diese und ähnliche Dokumente sind nur mit sämtlichen Wasserzeichen, Siegeln und Ähnlichem gültig, mit denen sie ursprünglich ausgestellt worden sind.
Rechtssichere Scans und die Papieroriginale
Wichtigster Faktor für rechtssichere Scans ist eine ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD (siehe oben). Die elektronischen Dokumente müssen dabei mindestens genauso sicher verwahrt werden, wie Papierunterlagen, die üblicherweise in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt werden. Verbindliche Vorschriften für Firewalls, Antivirenprogramme etc. gibt es nicht, bei dem Bundesamt für Sicherheit lassen sich jedoch Hinweise für die IT-Sicherheit finden.
Die Papieroriginale können, wenn diese Anforderungen alle erfüllt worden sind, vernichtet werden. Vertrauliche Dokumente sollten geschreddert werden. Bei größeren Papiermengen gibt es dafür auch Dienstleister.
Wo und in welchem Format sollen die Akten gespeichert werden?
Auf einer professionellen Datenbank oder bei einem sicheren Cloud-Anbieter. Die Scans sollten mit Metadaten versehen werden, wodurch das Wiederfinden für Bearbeiter einfacher wird. Als Format der Scans empfehlen sich schreibgeschützte PDFs oder TIFFs, damit diese später nicht manipuliert werden können. Die Auflösung sollte so hoch wie möglich gewählt werden und auch ein Farbscan ist von Vorteil.
Wenn Sie diese Dinge beachten und die richtige Hard- und Softwarelösung nutzen, kann ein papierloses Büro rechtssicher gemacht werden. Akten in Papierform sind selbst für kleinere Unternehmen nicht mehr zwingend notwendig. Nutzen Sie daher doch das Potenzial der Digitalisierung.
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