Der Druck ist nach wie vor ein wichtiger Bestandteil des Geschäftsumfelds und wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Obwohl es einen starken Trend hin zum papierlosen Büro gibt, besteht nach wie vor Bedarf am Ausdrucken von Dokumenten wie Verträgen und technischen Zeichnungen oder Plänen.
Trotz der Bedeutung des Druckens sind IT-Abteilungen zunehmend gezwungen, Geld zu sparen. Eine Möglichkeit hierzu bietet das Outsourcing an externe Dienstleister. Mit Managed Print Services können Unternehmen den Druckprozess steuern, ohne selbst kapitalintensive Investitionen für Erwerb und Betrieb leisten zu müssen.
Die Vorteile von Managed Print Services für Unternehmen
Viele Unternehmen versuchen, ihre Druckkosten zu senken, indem sie sich für nicht-originale Toner entscheiden. Dabei ist in der Praxis häufig das Gegenteil der Fall. Toner von Drittherstellern kann durch geringere Füllmengen und höhere Ausfallraten teurer werden. Anstatt zu versuchen, die Druckkosten durch günstigeres Verbrauchsmaterial zu senken, können Unternehmen durch den Einsatz von Managed Print Services (MPS) mehr profitieren. Managed Print Services ermöglichen es Unternehmen, ihre Druckprozesse und Infrastrukturen zu optimieren und damit sicherzustellen, dass der Druck so wirtschaftlich und nachhaltig wie möglich ist.
Der MPS-Markt ist noch jung, expandiert aber weiterhin mit beeindruckender Geschwindigkeit. Im Zeitraum 2012-2016 ist der Markt mit einer durchschnittlichen Rate von 10,75 % jährlich gewachsen. Marktbeobachter schätzen, dass fast 50 % der Großunternehmen mittlerweile irgendeine Form von MPS verwenden und weitere 20 % planen, Managed Print Services innerhalb des nächsten Jahres einzusetzen. Solche starken Wachstumszahlen belegen die zunehmende Reife des Marktes. Entsprechend entwickeln sich die angebotenen Dienstleistungen.
Obwohl diese Dienstleistungen meist von großen Organisationen in Anspruch genommen werden, gibt es eine wachsende Vielfalt an Optionen, die auch auf KMUs zugeschnitten sind. Durch den Einsatz von Managed Print Services profitieren Unternehmen von einer Reihe von Vorteilen. In erster Linie bieten ihnen MPS die Möglichkeiten, die Druckkosten zu senken, zu kontrollieren und die Effizienz des Unternehmens zu steigern. MPS kann genutzt werden, um den Druckprozess zu vereinfachen. Die Bestellung von Verbrauchsmaterialien und die Wartung von Druckern entfallen. Die internen IT-Teams haben mehr Zeit, sich auf andere Themen zu konzentrieren.
Mit Managed Print Services können Unternehmen sicherstellen, dass sie immer die richtige Menge an Verbrauchsmaterialien wie Toner und Papier zur Verfügung haben. Die großen Vorteile des Einsatzes von MPS liegen darin, dass Unternehmen die Kosten im Voraus prognostizieren können und der Aufwand, den Prozess im eigenen Haus zu managen, verringert wird.
Bedarfsanalyse vor Outsourcing
Kleine und mittelständische Unternehmen geben durchschnittlich 15 % ihres IT-Budgets für den Druck aus. Viele Unternehmen erwarten steigende Druckkosten. Trotz der zusätzlichen Kosten, die durch den Farbdruck verursacht werden, verfügen 70 % der KMUs nicht über die Werkzeuge, um ihre Druckprozesse zu messen. Da die meisten KMUs nur wenige IT-Mitarbeiter beschäftigen, bieten Managed Print Services, wie zum Beispiel von printer4you.com, ein großes Potenzial, die mit der Aufrechterhaltung des Druckprozesses verbundene Belastung zu verringern. Die Mitarbeiter können sich auf andere Bereiche konzentrieren.
Vor Abschluss einer Vereinbarung sollten Unternehmen ihre Druckprozesse evaluieren. Dies ist wichtig, um zu verstehen, welche Anforderungen sie an einen Managed Print Service Provider stellen. Wichtig ist auch, dass die Unternehmen über eine klare Dokumentenstrategie verfügen. Diese ermöglicht es ihnen, neue Technologien und Druckverfahren so effizient wie möglich einzuführen und zu nutzen.
Die Wahl des passenden Anbieters für Managed Print Services
Kleinere Unternehmen benötigen unter Umständen nicht all die Möglichkeiten eines vollständigen Managed Print Services. Ein Basic Print Service (BPS) kann ausreichen. BPS bietet eine Kombination aus Hardware, Software und Dienstleistungen, die es Unternehmen ermöglicht, den Druck auf Pay-per-Print-Basis zu bezahlen. Solche Teilleistungen können zum Beispiel eine Abrechnung auf Seitenbasis oder ein Tonerüberwachungsdienst sein. Selbst wenn Unternehmen sich entscheiden, mit einem Basic Print Service zu beginnen, können sie leicht ein Upgrade auf einen Managed Print Service durchführen.
Bevor sich KMUs für ein bestimmtes Dienstleistungsunternehmen entscheiden, müssen sie sicherstellen, dass die Servicelevels (zum Beispiel Druckqualität, Entstörzeiten, Servicezeiten) ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen. Unternehmen sollten sich nach einem Anbieter umsehen, der ihnen Flexibilität bietet. So können sie bei Bedarf zusätzliche Funktionen integrieren. Wichtig ist auch eine konsistente Überwachung. So wird sichergestellt, dass die MPS an die sich ändernden Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.
Der MPS-Markt expandiert weiter und mit ihm wächst das Dienstleistungsangebot für jeden Druckbedarf. Mittelständische Unternehmen sind oftmals überlastet und können von Managed Print Services ebenso profitieren wie große Unternehmen. KMUs sollten jedoch ihre Geschäftsanforderungen sorgfältig abwägen, bevor sie in einen Vertrag einsteigen. Dies kann bedeuten, dass anstelle eines Full-Service zunächst nur einzelne Elemente genutzt werden. So können Unternehmen aller Größenordnungen nicht nur von den Kostenersparnissen, sondern auch von der Geschäfts- und Prozessoptimierung profitieren.
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