Ein Unternehmen bleibt nur bestehen, wenn zahlreiche Prozesse reibungslos ablaufen. Um die Organisation effizient zu gestalten, gibt es die Digitalisierung und Automatisierung jener Prozesse in einem Unternehmen. Auch alle möglichen Verträge sind aus dem Alltag in ein Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Ein intelligente aufbereitetes Vertragsmanagement ist aus vielen Gründen sehr wichtig.
Verträge sind juristische Dokumente, die bei Fehlern zu unerwünschten Konsequenzen und Strafen führen können. Es kann zum Kundenverlust kommen, wenn eine verzögerte Vertragserstellung oder -freigabe stattfindet. Fehleinschätzung von Risiken beim Abschluss eines Vertrags könnte durch unvollständige Kontrolle zur Stande kommen. Ein optimiertes Vertragsmanagements kann die Lösung dieser Probleme sein wie zum Beispiel Office 365 SharePoint Online.
Die Vertragsmanagement-Software
Die Vertragsmanagement-Software dient dazu den gesamten Zyklus von Verträgen zu automatisieren und transparent zu machen. Die Autorisierung ermöglicht den Mitarbeitern einen gemeinsamen Zugriff auf alle Dokumente. Microsoft Office 365 erlaubt es den Anwendern, alle alltäglichen Office-Aufgaben zu erledigen – Dokumente zu erstellen, zu speichern und zu bearbeiten, E-Mail zu verfassen, notwendige Berichte zu erstellen und noch mehr. Außerdem ist die Verwendung des Cloud-Dienstes SharePoint Online ist ideal für das Vertragsmanagement.
SharePoint kann Verträge erstellen, kümmert sich um die Genehmigungen der Dokumente und die Unterzeichnungen der Verträge durch E-Signatur. Des Weiteren sieht SharePoint eine Zugriffskontrolle vor, automatische Benachrichtigungen, Vertragssuchläufe und Berichtserstellungen.
SharePoint für Vertragsmanagements
Vorteilhaft bei der Verwendung von SharePoint für das Vertragsmanagement ist, dass vielen Unternehmen es erfolgreich für verschiedene Zwecke eingesetzten. Die häufigsten Anwendungsbereiche sind die Erstellung und Speicherung von Dokumenten, Aufgabenmanagement, Projektmanagement. Außerdem ist es eine kostengünstige Lösung. Zusätzlich kann SharePoint auch mit CRM-Systemen wie HubSpot, Salesforce und Dynamics 365 verknüpft werden. Durch die Skalierbarkeit von SharePoint lässt es sich an alle Bedürfnisse eines Unternehmens unabhänig von der Größe anpassen.
Des Weiteren ist die Datensicherheit ein bedeutendes Thema im Vertragsmanagement. Microsoft Office 365 durchläuft zahlreiche Sicherheitsprüfungen und verbessert seine Technologie zum Datenschutz. Mit der Verwendung von SharePoint müssen Sie sich auch über DSGVO-Anforderungen keine Gedanken mehr machen. Damit ein erfolgreiches Vertragsmanagement aufgebaut werden kann, muss jeder beteiligte Benutzer gut mit dem Programm umgehen können. Die SharePoint-Plattform ist für alle Nutzer intuitiv und erfordert keine besonderen technischen Kenntnisse, um damit arbeiten zu können. Es ist also sehr Anfänger und Nutzerfreundlich gestaltet.
Erwähnenswert ist, dass Microsoft Office 365 in verschiedenen abonnementbasierten Plänen erhältlich ist. Dies führt dazu, dass ein Unternehmen sein Budget bestmöglich einsetzen kann. Die Kosten starten bei 5 USD pro Monat und steigern sich nach Inhalt jedes Pakets. Updates sind kostenlos inbegriffen.
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