Digitale Hardware spielt gerade bei überregionalen Unternehmen und international operierenden Unternehmen eine Rolle, denn sie können im digitalen Zeitalter schnell und unkompliziert ein digitales Meeting arrangieren, sodass sich die Mitarbeiter austauschen können und es möglich wird, problemlos miteinander zu kommunizieren. Zudem sorgt eine hochwertige Lösung zur Darstellung der Mitglieder und eine Optimierung der Prozesse im Unternehmen und gestaltet sie flexibler aber auch effizienter. Dabei können Kameras eingesetzt werden, die die Größe der Gruppen richtig in den Mittelpunkt rückt, wobei es zwei Möglichkeiten gibt, die virtuellen Meetings abzuhalten:
- One-to-One-Meetings zwischen zwei Teilnehmern wie einem Kollegen im Ausland oder dem eigenen Vorgesetzten
- Virtuelle Gruppenmeetings, bei denen sich ein ganzes Team aus mehreren Personen zu einem Meeting treffen
Virtuelle Meetings sind hierbei klar im Aufwind, denn sie sorgen dafür, dass ein virtuelles Meeting wie eine ganz normale Sitzung ablaufen kann. Alle Teilnehmer werden komplett dargestellt und auch die Übertragung des Tones verläuft problemlos, sodass auch das Verständnis untereinander gewährleistet wird. Ein Vorteil liegt auch darin, dass die Sitzung bereits nach kurzer Zeit organisiert werden kann – ganz ohne Zeitverlust und mit einer vollen Darstellung aller Mitglieder. Gerade in Zeiten, in der das Homeoffice zu einer gern genutzten Alternative zu der Arbeit im Unternehmen, hilft eine Kamera sicher, die Kommunikation zu optimieren.
Klares Bild und verständlicher Ton
Bei Konferenzen, die außerhalb der Unternehmensbüros stattfinden, kann gerade heutzutage und durch die ständige Weiterentwicklung der Technologie das Unternehmen von überall aus kontaktieren. So verläuft die Kommunikation zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern, die entweder remote arbeiten oder von unterwegs aus mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen möchten, Konferenzkameras nutzen, die bei der Durchführung von digitalen Konferenzen, die die Kommunikation im Unternehmen selbst und mit Kunden einfacher macht, eine große Rolle. Sie machen es möglich, dass das Abhalten von Meetings ganz bequem und zuverlässig, aber auch von internationalen Standorten problemlos durchgeführt werden kann.
Alles, was dafür notwendig ist, ist ein digitales Endgerät – beispielsweise ein Laptop oder ein PC – sowie eine Kamera und ein Kopfhörer. Zudem muss auch ein Messengerdienst eingesetzt werden. Hier kommt der Klassiker Skype von Microsoft, Zoom von Zoom Video oder ginlo von der Ginto.net GmbH zur Verfügung. Diese Dienste können auch über Android-Smartphones genutzt werden und ermöglichen dadurch die einfache Kommunikation mit den anderen Teilnehmern. Wichtig für eine Kommunikation über einen Messengerdienst ist die Möglichkeit, in Bildschirm zu teilen und damit Darstellungen mit den Konferenzteilnehmern zu teilen. Dabei sollte beachtet werden, wie die Kamera ausgestattet ist und welche Funktionen sie erfüllen soll.
Der Rahmen für stattfindende Videokonferenzen
Laut einer Studie, die das Fraunhofer Institut durchgeführt hat, sehen viele Unternehmen den größten Vorteil der Videokonferenz in der Einsparung der Reisekosten. Allerdings wurden die anderen Gründe – zu denen die Effektivität der Kommunikation und die Qualität der Zusammenarbeit zählt – wird bei dieser Betrachtung massiv vernachlässigt. Grundsätzlich kann ein Online-Meeting aber genauso organisiert werden wie ein klassisches Meeting.
Damit die virtuelle Konferenz problemlos und zu einer guten Qualität erfolgt, sollten die Nutzer verschiedene Maßgaben in Betracht ziehen und umsetzen. Insgesamt gibt es mehrere Punkte, die hier unbedingt berücksichtigt werden sollten. Dazu gehört
- das Finden des optimalen Besprechungs- bzw. Konferenzraums
- eine richtige Festsetzung der Themen, die an alle weitergegeben werden müssen
- eine passende Moderation des virtuellen Meetings
- den Ablauf des Meetings strukturieren
- die Benennung der weiteren Ziele
Entsprechen die Räume den eigenen Anforderungen und Wünschen, können dort die Konferenzen per Video einfach und innerhalb kürzester Zeit organisiert werden. Der größte Pluspunkt ist sicherlich die Zeitersparnis und einer erhöhten Profitabilität, doch auch die Bequemlichkeit und das schnelle Verfügbarkeit der Mitarbeiter für das Durchführen der Konferenzen sollte nicht unterschätzt werden. Insgesamt erhalten Unternehmen also mehr Gestaltungsfreiraum und Flexibilität.
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