Elektronisches Dokumentenmanagement ist unvermeidbar wenn es darum geht, große Mengen an verschiedenen elektronischen Dokumenten sinnvoll zu archivieren und gleichzeitig zu verwalten. Ein solches Dokumenten Management System (DMS) begleitet und unterstützt jedes einzelne Dokument von der Erstellung bis hin zur Löschung. Elektronisches Dokumentenmanagement ist in den meisten Fällen Bestandteil der essentiellen Unternehmenssoftware und kann in seinem Funktionsumfang an das jeweilige Unternehmen angepasst sein.
Die Informationsmengen, welche heute für Entscheidungen berücksichtigt werden müssen, werden kontinuierlich größer und schwerer zu überblicken. Umso wichtiger ist ein schneller, sicherer Zugang zu diesen Informationen. Ein DMS wie etwa Doxis4 übernimmt die Datenbank-gestützte Verwaltung von jedweden elektronischen Dokumenten.
Technische Aspekte
Ein DMS fasst unterschiedliche Methoden des Dokumentenmanagements zusammen und bildet somit eine Zentrale für elektronische Dokumente wie Textdateien, E-Mails, Fotos, Präsentationen etc. Dokumente welche noch nicht digitalisiert wurden, können mittels einem Dokumentenscanner auf denkbar einfache Art und Weise in das DMS eingepflegt werden und stehen ab dann in elektronischer Form zur Verfügung. Beim Einscannen von Originaldokumenten müssen einige Dinge beachtet werden, dazu später mehr. Zusatzinformationen wie Erstellungsdatum, Stichwörter oder Anmerkungen zu einzelnen Dateien, können in einer Datenbank abgelegt werden. Diese sogenannten Metadaten vereinfachen die Suche nach einzelnen Dokumenten enorm.
Funktionen und Umfang
Ein DMS ist nicht nur ein Archiv, vielmehr kann man die Dokumente, wie der Name schon sagt mittels DMS auch einfach managen. Zu diesen Funktionen gehören etwa Verknüpfungen zu relevanten Dokumenten, Zugriffsüberwachung, Hinzufügen von Informationen oder auch die automatische Verteilung bestimmter Dokumente an ausgewählte Personen. Unabhängig davon welches DMS benutzt wird, können vielfältige Funktionen verwendet werden. Darunter:
- Erfassen / Scannen von Dokumenten
- Recherchefunktion
- automatisierte Ablage
- automatisierte Eingangsverarbeitung
- Ergänzung von Dokumenten
- Eskalationsmanagement
- digitale Rechnungsbearbeitung
- digitales Vertragsmanagement
Vorteile einer DMS Verwendung in Unternehmen
- schneller und einfacher Zugang zu allen Firmen-relevanten Dokumenten
- verbesserte Zusammenarbeit
- Dokumente können nicht verloren gehen
- Senkung der Papierkosten
- Senkung der Druckkosten
- monotone Ablagetätigkeiten werden vermieden
- Zugriff auf Dokumente kann zeitgleich durch verschiedene Mitarbeiter erfolgen, selbst wenn das Dokument gerade bearbeitet wird
- E-Mailpostfächer werden entlastet
- mehr Transparenz innerhalb des Unternehmens
Welches DMS ist das beste?
Es gibt nicht ein bestimmtes bestes DMS. Vielmehr kommt es immer auf das einzelne Unternehmen an und welche Funktionen genau benötigt werden. In jedem Fall lohnt es sich mehrere Systeme anzusehen und untereinander zu vergleichen. Nicht nur der Funktionsumfang, auch die Handhabung / Benutzerfreundlichkeit sollte bei der Wahl berücksichtigt werden. Weiterhin gilt es auf Serviceleistungen und den Support des Herstellers zu achten wenn man sich für ein DMS Produkt entscheidet. Der Preis hingegen sollte eher eine untergeordnete Rolle spielen, viel wichtiger ist es, das die Software erprobt ist. Kostenlose DMS Systeme sind unter Umständen für Privatpersonen interessant, Unternehmen sollten aber insbesondere aufgrund der teilweise sensiblen Dateien auf einen renommierten Hersteller von DMS Software setzen.
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