In einer Umfrage, ob die verpflichtende Zeiterfassung in Zukunft in Europa gelten soll, haben sich 95 Prozent der Befragten für die Maßnahme ausgesprochen. Sie sehen die Rechte der Arbeitnehmer so gestärkt. Fakt ist, dass die digitale Zeiterfassung dem Mitarbeiter sowie den Vorgesetzten jederzeit Einblick in die Stundenbilanz gewährt. Das ist nur einer der zahlreichen Vorteile, der unterschiedlichen Systeme zur digitalen Zeiterfassung. Hier ein Überblick.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung im Unternehmen
Unternehmen, die die Zeiterfassung ihrer Mitarbeiter noch über Stundenzettel abwickeln, sehen sich mit zwei Problemen konfrontiert: Zum einen haben sie einen hohen Personaleinsatz, der die handschriftlich ausgefüllten Zettel ins System eingibt und dort pflegt, die Pausenzeiten und die Urlaubstage überprüft und im Auge behält. Zum anderen verschlingt diese Arbeitsweise viel Zeit. Nicht jede Handschrift ist gut zu lesen, manchmal kommt es zu Übertragungsfehlern, das macht immer wieder Korrekturschleifen und Rückfragen nötig. Fehler verunsichern vor allem die Mitarbeiter, die so immer unsicher sind, ob all ihre Arbeits- und Überstunden richtig erfasst wurden. Zudem Kosten dieses System Zeit und Geld.
Digitale Zeiterfassung kann von jedem Mitarbeiter bequem online genutzt werden. So fällt es in die eigene Verantwortung, die Zeiten korrekt einzutragen. Der Mitarbeiter hat immer den Überblick über seine Regelstunden und Überstunden. Der Vorgesetzte kann ebenfalls immer auf das Zeitkonto zugreifen. Das vereinfacht auch kurzfristige Absprachen, etwa wegen freien Tagen zum Überstundenabbau.
Diese Transparenz gibt den Mitarbeitern Sicherheit.
Wie kann man die Zeit in der Firma erfassen?
Jedes Unternehmen hat ein anderes Zeiterfassungskonzept, dass auf die Anforderung des Betriebs zugeschnitten ist.
Dienstplan
Manche Unternehmen setzen auf den klassischen Dienstplan. Hier werden die Angestellten genau eingeteilt, etwa in welcher Schicht sie Dienst tun. Daher sind die Anfangs- und Endzeiten des Arbeitstages genau festgelegt. Die Dienstpläne kann man auch digital erstellen und werden auch gleich für die Gehaltsabrechnung genutzt.
Browser-Stempeluhr
Dieses System ist für Unternehmen geeignet, die hauptsächlich feste, digital gut ausgestattete Arbeitsplätze anbietet. Hier können sich die Mitarbeiter mit einem Klick im System zur Arbeit melden und ebenso einfach am Ende des Tages wieder abmelden. Leider funktioniert diese Art der Zeiterfassung nur, falls das Internet auch funktioniert, da die Abwicklung wie Cloud funktioniert. Gibt es einmal Schwierigkeiten mit dem Netz, kann die Browser-Stempeluhr nicht genutzt werden. Dann muss später ein Nachtrag erfolgen. In Gegenden mit schlechten Internetverbindungen nicht die optimale Lösung.
Stationärer Terminal
Die Lösung mit stationären Terminals bietet sich etwa für Geschäfte an. Mittels Tablet und Zeiterfassungsapp können sich die Mitarbeiter zum Dienst melden. Dazu klicken sie auf einem fest installierten Tablet die App an. Die aktuelle Zeit wird angezeigt und der Mitarbeiter bestätigt mit seiner Unterschrift (mit dem Finger auf dem Display) oder mit einem persönlichen Code, dass er nun da ist. Die Zeiten werden sowohl in der Cloud als auch auf dem Gerät gespeichert, sodass keine Daten verloren gehen können. Das Unternehmen kann bestimmte Richtlinien hinterlegen. Dazu gehört etwa auch die Funktion, dass der Mitarbeiter automatisch ausgeloggt wird, sollte er das Ausloggen selbst vergessen.
Single User Mode
Aufgrund der Pandemie und den immer flexibleren Arbeitszeitmodellen gibt es kaum mehr ein Unternehmen, das alle seine Mitarbeiter immer vor Ort hat. Je nach Unternehmensstruktur arbeiten einige im Homeoffice, es gibt Außendienstmitarbeiter und eventuell auch noch feste freie Mitarbeiter. Nutzen Unternehmen dann Zeiterfassungssysteme mit dem Single User Mode können sie alle Mitarbeiter gleichermaßen erreichen, unabhängig von deren Aufenthaltsort. Dazu hat jeder die Zeiterfassungsapp auf seinem Smartphone oder Tablet und kann so jederzeit seine Arbeitszeiten eingeben, die Stundenbilanz und die Anzahl der Überstunden kontrollieren und auch leicht Urlaubsanträge stellen. Im Gegenzug kann auch der Vorgesetzte jederzeit das Zeitkonto einsehen.
API
Was, wenn man als Unternehmer bereits eine digitale Lösung hat, aber diese mit ihren Funktionen nicht alle Mitarbeiter erfassen kann? Dann sollte man nach API-Schnittstellen suchen. Hochwertige Zeiterfassungssysteme bieten in der Regel auch Schnittstellen zu bestehenden Lösungen an.
Fazit
Zeiterfassung vermittelt den Mitarbeitern Sicherheit in Form von Kontrolle und Transparenz in Hinblick auf ihre gearbeiteten Stunden und Pausenzeiten. Es geht nicht um Kontrolle, sondern die meisten Mitarbeiter fühlen sich mit einer Zeiterfassung wohler als mit Vertrauensarbeitszeit.
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